KADIN VE DEMOKRASİ DERNEĞİ (KADEM)

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

Kadın ve Demokrasi Derneği (“Kadem”) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca sizi, kişisel veri işleme faaliyetlerimiz hakkında bilgilendirmek ve aydınlatmak isteriz.

1. VERİ SORUMLUSU

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak KADEM tarafından aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere açıklayabilecek/aktarabilecektir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI

Kadem bünyesinde çalışan, çalışan adayı, üye, gönüllü, akademisyen, tedarikçi, yardımda bulunan, yardım talep eden, ziyaretçi, etkinlik katılımcıları ve üçüncü taraf kişilerin kişisel verileri barındırılmaktadır. Alınan kişisel verileri kategorileri Kişisel Verilerin Korunması ve İmha Politikası dokümanında detaylandırılmıştır. Kadem aşağıdaki detaylandırılmış amaçlar doğrultusunda veri sahiplerinin kişisel verilerinizi işlemektedir;

• Kadem‘in yürütmekte olduğu hizmetlerin Dernekler Kanunu başta olmak üzere diğer mevzuatların gerekliliklerini sağlayabilmesi için kişisel veri işleyebilmektedir.
• Kadem’in kongre, zirve, organizasyon, sempozyum, çalıştay ve etkinliklerinin gerçekleştirilebilmesi, özel davetlilerin belirlenmesi, etkinlik için makalelerin toplanması, ödüllerin verilmesi, kongre kitaplarının kargolanması, etkinlikler ile ilgili ücretlendirme işlemlerinin yapılması, kongre ve zirve içeriklerinin takibi için katılımcıların kimlik, iletişim ve görsel kayıtları alınmaktadır. Etkinlik katılımcılarının transfer ve konaklama faaliyetlerinin yürütülebilmesi için kişisel veriler talep edilebilmekte ve ilgili anlaşmalı acente ve oteller ile paylaşılabilmektedir.
• Üye ve gönüllü kayıt alım faaliyetlerinin yürütülebilmesi için üyelerin kimlik, iletişim, mesleki deneyim ve üye borç bilgileri işlenmektedir. Üye ve gönüllülere, Kadem faaliyetleri hakkında sms ve mail ile bilgilendirilebilmesi için kişisel veriler işlenebilmektedir.
• Kadem tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin tanıtım filmlerinin oluşturulması, sokak röportajlarının yapılması, otoritelere ve STK temsilcilerine yönelik ziyaret ve ağırlama paylaşımlarının yapılması, online oturumların gerçekleştirilmesi, bülten ve etkinlik afişlerinin oluşturulması için etkinlikte yer alan ziyaretçi ve katılımcıların kişisel veriler işlenmektedir. Açık rıza alınma şartına bağlı olarak etkinlik faaliyetlerinde elde edilen görsel kayıtlar sosyal medya ve web sayfasında paylaşılabilmektedir.
• Kadın Destek Merkezleri projelerinin yürütülmesi, psiko sosyal desteklerin verilebilmesi ve bireysel güçlenme çalışmalarının yürütülmesinde grup çalışma ve aktivitelerinin yürütülebilmesi için yardım talep edenlerin kişisel verileri işlenebilmektedir.
• Psikoloji alanında gerçekleştirilen eğitimlere iştirak edilmesi, temsilcilik ve il gençlik temsilcileri grup çalışmalarının yapılması, yardım talep eden ve gönüllüler ile seansların yapılması aşamasında kişisel veriler elde edilebilmektedir.
• Kadem ‘in AB Teşvik Mevzuatları ve Hazine Bakanlığı başta olmak üzere hibeli ve öz kaynaklar kullanılarak gerçekleştirilen projeler esnasında teşvik faaliyetlerinin mevzuatlara uygun olarak yürütülebilmesi için ilgili veri sahiplerinin kişisel verilerini işleyebilmektedir.
• Tüm çalışanlarımızın İnsan Kaynakları faaliyetlerinin hukuka uygun olarak sürdürülebilmesi, özlük dosyalarının oluşturulması, çalışan sözleşmelerinin oluşturulabilmesi, disiplin süreçlerinin yürütülebilmesi, yan hakların yerine getirilebilmesi, izinlerin hesaplanabilmesi, maaş ödemeleri, performansın ölçülmesi ve değerlendirilmesi, sosyal aktivitelerin gerçekleştirilmesi, acil durumlarda ulaşılabilmesi için kişisel veriler alınmaktadır. Çalışanlarımıza teçhizatların tahsisi, erişim loglarının alınması, erişim ortamlarının belirlenmesi aşamasında kişisel veriler işlenebilmektedir. Staj dosyalarının oluşturulabilmesi için stajyer kişisel verileri işlenebilmektedir.
• Personel işe alımlarında stajyer, çalışan adayları ve temsilcilerin aranılan kriterlere uygunluğunun değerlendirilebilmesi ve ileriye dönük iletişimin sağlanabilmesi
• Acil durumlarda çalışanlarımıza ve ilgili taraflara zamanında ulaşılabilmesi için iletişim bilgileri işlenebilmektedir.
• Hukuksal açıdan kurum içi ve kurum dışı yaşanan problemlerin yürütülebilmesi ve adli mercilerden gelebilecek taleplerin yerine getirilebilmesi için hukuki sürece konu olan ilgili kişilerin kişisel verileri işlenebilmektedir.
• Hukuki açıdan yaşanan problemler esnasında adli mercilere verilmek üzere kişisel veri sunulmaktadır.
• Kadem’in fiziksel güvenliğinin temini için kişisel veriler işlenmekte ve kolluk kuvvetleri ile paylaşılabilmektedir.
• Kadem‘i ziyaret eden kişilerin giriş bilgileri yazılı olarak kaydedilmekte ve güvenlik kameraları ile kurum güvenliği sağlanmaktadır. Ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmesi için esnasında yasal yükümlülüğümüzün yerine getirilebilmesi için kimlik ve iletişim bilgileri alınmaktadır. Kurum güvenliğinin sağlanabilmesi adına ziyaretçilerimizin araç plaka bilgileri de alınmaktadır. Kargo faaliyetlerinin sorunsuz takibi için kargo gönderici ve alıcısı kişisel verileri işlenebilmektedir.
• Tedarikçi, bağışçı, üye, çalışan, burs ve yardım süreçleri ile ilgili muhasebesel işlemlere ilişkin faturalandırma, raporlama, cari detaylandırma ve ödeme faaliyetlerin mevzuatlara uygun gerçekleştirilebilmesi için kişisel veriler işlenmektedir.
• İş Sağlığı ve Güvenliği yasal şartlarının yerine getirilebilmesi için acil durumlarda ilgili kişi ve kurumlarla iletişimin sağlanabilmesi, İş Sağlığı ve Güvenliği kapsamında çalışanlarımızın eğitimlerinin tamamlanabilmesi, işe giriş ve periyodik muayenelerin yapılabilmesi ve kayıt defterinin oluşturulabilmesi, İş sağlığı ve güvenliği taahhütlerinin alınabilmesi ve denetimlerde ilgili kurumlara raporlar sunulabilmektedir. İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülebilmesi adına personele Covid-19 testi yapılabilmesi için kimlik, iletişim ve sağlık bilgisi kayıtları işlenmektedir.
• Eğitim etkinliklerinin gerçekleştirilebilmesi için katılımcıların kimlik bilgileri ve eğitmenlerin özgeçmiş bilgileri alınmaktadır. Eğitim etkinliklerinin arşivlenmesi için görsel ve işitsel kayıtlar alınarak katılımcı ve eğitmen kişisel verileri işlenebilmektedir.
• Tedarikçilerimiz ile sözleşmeye konu faaliyetlerin kesintisiz bir şekilde yürütülebilmesi ve iletişimin sağlanabilmesi, kurum içi çalışma yapılması gereken durumlarda çalışma izinlerinin oluşturulabilmesi ve satınalma faaliyetlerimizin yürütülebilmesi için kişisel veriler alınmaktadır.
• Temsilcilik açılması süreciyle ilgili olarak temsilcilerin kişisel verileri işlenmektedir. Temsilciliklerin gençlik ve kulüp çalışmalarında üye ve gönüllü kişisel verileri işlenebilmektedir.
• Sosyal sorumluluk projeleri ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülebilmesi için yardım talep edenlerin ve eğitmenlerin kimlik ve iletişim bilgileri işlenmektedir. Hukuki açıdan yardım talep edenlerin dava süreçlerinin takibi aşamasında kişisel veriler işlenebilmektedir. Sosyal sorumluluk projelerinin yürütülebilmesi için resmi yazışmalar üzerinden ilgili kurumlardan karşılıklı olarak kişisel veriler paylaşılabilmektedir.
• Kadem tarafından verilen bursların ihtiyaç sahiplerine verilebilmesi için Aday Bursiyer bilgileri talep edilebilmekte ve inceleme sonrası ihtiyaç sahibi bursiyerlerin kişisel veriler işlenmektedir.
• Yarışmacı, ihtiyaç sahipleri ya da kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin onsekiz yaş altı olması ve açık rıza gerektiren durumlarda, velilerden açık rızası alınarak kişisel veriler elde edilebilmektedir.
• Kadem web sayfası ziyaretçi sayısının tespiti için çerez bilgileri elde edilmektedir.

Kişisel verilerinizin işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere https://www.kadem.org.tr  internet adresinde yayınlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İmha Politikası ‘ndan ulaşabilirsiniz.

3. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ

Kişisel verilerinizin silinmesi konusunda detaylı bilgilere https://www.kadem.org.tr  internet adresinden yayınlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İmha Politikası ‘ndan ulaşabilirsiniz.

4. VERİLERİN PAYLAŞILMASI

Çalışan, çalışan adayı, üye, gönüllü, akademisyen, tedarikçi, yardımda bulunan, yardım talep eden, ziyaretçi, etkinlik katılımcıları ve üçüncü taraf kişilere ait kişisel veriler kamu faydası gözetilmesi kaydı ile KVKK ’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK ’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde; Kadem, faaliyetlerini yürütebilmek için işbirliği yaptığı yetkili kamu kurum ve kuruluşları, denetçi kuruluşlar, eğitim merkezleri, istihdam kuruluşları, danışmanlık firmaları, kolluk kuvvetleri, anlaşmalı tedarikçiler, üniversiteler, proje ortakları ve anlaşmalı olduğu bankalarla paylaşılabilmektedir. Bunun yanında, kişisel veriler mevzuat gereği, hukuki yükümlülük sebebiyle kamu kurumları ve diğer kuruluşlarla paylaşılabilecektir.

Kadem gerçekleştirdiği etkinlik, toplantı ve organizasyonlara ilişkin görselleri, ilgili kişilerin açık rızasını alarak sosyal medyada paylaşmaktadır. Kişisel verileriniz sosyal medya kanalları haricinde yurtdışı hiçbir kişi, kurum yada kuruluşlarla paylaşılmamaktadır.

5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMASINDA YÖNTEMLER VE HUKUKİ SEBEPLER

Kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un, 4(2) maddesindeki öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya 5(2) ve 6(3) maddelerinde öngörülen durumlardan; Kanunda öngörülmesi, meşru menfaat, bir hakkın tesisi, alenileştirme, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, sözleşmenin ifası, kamu sağlığının korunması sebeplerine dayanarak, sözlü ve yazılı beyan, elden teslim, üyelik başvuru formları, görsel kayıt ve uygulamalar (Log Yönetimi)  ile kişisel verileriniz elde edilmektedir.  Kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri ve hukuki sebeplerin detayları Kişisel Verilerin Korunması ve İmha Politikası dokümanında detaylandırılmıştır. Kişisel verileriniz; elektronik veya fiziki ortamda tutulmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak aşağıdaki hakları, Kadem’e yapacağınız bir talep ile kullanabilirsiniz. Bu kapsamda iletilen talepler Kadem tarafından en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Kadem tarafından, belirlenen tarifedeki ücret alınabilmektedir. Bu kapsamda kişisel veri sahibi olarak;

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel veriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kişisel verinizin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin, kişisel verinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunmaktadır.

7. İLETİŞİM YÖNTEMLERİ

6698 Sayılı Kanun kapsamında kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı aşağıda belirtilen yöntemleri kullanarak gerçekleştirebilirsiniz;

Veri Sorumlusu: Kadın ve Demokrasi Derneği

Kişisel veri başvurularınızı yaparken Kişisel Veri Başvuru Formu dokümanını doldurarak yapabilirsiniz.

Aydınlatma başvuru yöntemleri aşağıdaki gibidir;

 

Elden   : Küçük Çamlıca Mh. Kısıklı Cd. No: 112/A Üsküdar/İstanbul/TÜRKİYE

Kep      :

Noter Tasdikli Kargo     : Küçük Çamlıca Mh. Kısıklı Cd. No: 112/A Üsküdar/İstanbul/TÜRKİYE

Otuz günlük yasal hakkınızın sorunsuz takibi için kargo yoluyla gönderilen başvurularınızın noter tastikli ve iadeli taahhütlü olarak gönderilmesi gerekmektedir. Bu kapsamdaki başvurular tarafımızdan yapılacak olan kimlik doğrulamasını takiben kabul edilecek olup, ilgili kişilere yasal süreler içerisinde yazılı olarak veya elektronik ortamda cevap verilecektir.